Assistant(e) archiviste

Le Service des archives conseille et assiste pour la gestion des archives de tous les sites de l’URCA. Sont concernés l’ensemble des documents produits et reçus par l’université, sur support papier et sur support numérique.

Le Service des archives assure la gestion directe de fonds d’archives de l’université. Les services de la Direction des Ressources Humaines sont producteurs d’importants volumes d'archives dont le Service des archives assure la gestion, durant l’âge intermédiaire, dans ses locaux. Le classement et l'enregistrement des dossiers individuels des agents font l'objet d'un suivi rigoureux. Les archives de l’ensemble des services de cette direction sont également traitées conformément à la réglementation.

Le traitement des anciennes archives de la Présidence, de la Direction Générale des Services et celles d’anciens services centraux est aussi pris en charge par le Service des archives dans ses locaux. De plus, le Service conserve désormais les archives de la formation continue, de la formation à distance ainsi que les archives du site historique de l’Inspé de Châlons.

Mission 1

Effectuer, dans les locaux du Service des archives, le traitement des documents conservés, dont ceux de la Direction des Ressources Humaines

- Activités

- Collecter, trier, classer, et veiller à la conservation des documents ;

- Saisir les données et réaliser des inventaires ;

- Vérifier la qualité et la cohérence des bases de données ;

- Rechercher et communiquer les documents et tenir à jour le registre de consultation ;

- Préparer les versements et les éliminations réglementaires, sous le contrôle scientifique et technique des Archives départementales.

Mission 2

Assister la responsable du Service pour assurer la gestion indirecte des fonds d’archives administratives, pédagogiques et scientifiques de l’ensemble des composantes de l’Université, sous format papier ou électronique.

- Activités

- Participer à l’élaboration des référentiels de conservation ;

- Participer aux projets portant sur la conservation pérenne des documents électroniques (données R.H., Apogée, Moodle, …) ;

- Participer au contrôle des bonnes conditions de préservation des documents dans les locaux d'archives ;

- Organiser et conduire des opérations de déménagements d’archives, et gérer des projets d’aménagement de nouveaux locaux ;

- Participer à la veille réglementaire ;

- Participer à l’organisation des séances de sensibilisation et de formation des agents à la gestion raisonnée des documents papier et des documents électroniques.

Mission 3

Effectuer des tâches relatives au fonctionnement et du service.

- Activités

- Echanges avec les Archives départementales ;

- Accueil des lecteurs ;

- Accueil téléphonique et commandes de matériel ;

- Référent I parapheur.