Secrétaire de département

L'Université de Reims Champagne Ardenne recrute un.e secrétaire de département au sein de l'IUT de Reims.

Le ou la secrétaire de département assure le secrétariat administratif et pédagogique du département de formation. Il/elle assiste la direction du département dans l’organisation et le suivi des activités administratives, pédagogiques et relationnelles avec les usagers et partenaires.

Activités principales :

1. Secrétariat administratif du département

• Assurer l’accueil physique et téléphonique du département

• Gérer l’agenda de la direction, organiser les réunions et rédiger les convocations

• Traiter le courrier postal et électronique (réception, diffusion, classement)

• Rédiger et mettre en forme des documents administratifs

• Participer à l’organisation des élections (direction, conseil de département)

• Participer aux réunions institutionnelles (prise de notes, rédaction de PV)

2. Gestion financière

• Saisir et suivre les bons de commande

• Valider le service fait

• Gérer les ordres de mission et les états de frais via OMER

3. Secrétariat pédagogique

• Accueillir, informer et orienter les étudiants, alternants, enseignants, vacataires et partenaires

• Assurer le lien entre les usagers, la direction du département et l’équipe pédagogique

• Contribuer à l’élaboration et au suivi des emplois du temps

• Suivre la situation administrative des vacataires en lien avec le service RH

4. Recrutement et suivi des étudiants

• Participer à la procédure Parcoursup (organisation, entretiens, classement)

• Élaborer et mettre à jour les listes d’étudiants et d’alternants

• Affecter les étudiants dans les groupes via APOGEE et l’intranet

• Transmettre les listes aux enseignants

• Recueillir les choix de parcours

5. Suivi de l’assiduité

• Suivre les absences et gérer les justificatifs

• Assurer le suivi des présences des alternants

• Éditer et transmettre les attestations de présence

6. Suivi des notes et des diplômés

• Suivre la saisie des notes dans l’intranet

• Organiser les pré-jurys

• Éditer et transmettre les bulletins de notes et diplômes

• Assurer le suivi des diplômés

7. Stages, alternance et relations entreprises

• Recueillir et diffuser les offres de stage et d’alternance

• Orienter les entreprises, CFA et OPCO vers les interlocuteurs compétents

• Éditer et suivre les conventions de stage

• Organiser les plannings de soutenances (SAE, projets, stages, alternance)

• Participer à la collecte de la taxe d’apprentissage