Gestionnaire de scolarité et secrétaire de département H/F

L’Université de Reims Champagne-Ardenne recherche un(e) gestionnaire de scolarité et secrétaire de département pour rejoindre l'UFR Sciences Exactes et Naturelles.

Il/elle sera en charge des missions suivantes (scolarité 80%, secrétaire de département 20%) :

Mission 1 : Accueillir, informer et orienter les différents usagers (étudiants et enseignants)

• Accueillir, informer et orienter les différents usagers ;

• Accueil physique et téléphonique des différents publics ;

• Interface entre les étudiants et les enseignants ;

• Participer à la journée porte ouverte de L'UFR SEN.

Mission 2 : Gestion administrative de la scolarité dans le respect des règles imparties

• Organiser et alimenter les bases de données ;

• Renseigner des indicateurs et des tableaux de bord selon les instructions reçues ;

• Gérer la messagerie et les courriers.

Mission 3 : Mettre en œuvre le processus d'inscription

• Participer à l'organisation et à la gestion des campagnes de préinscription et d'inscription des étudiants ;

• Gestion des dossiers de candidature de l'inscription pédagogique à la publication des résultats ;

• Etablir et mettre à jour les fichiers pédagogiques et administratifs ;

• Organiser et alimenter les bases de données ;

Mission 4 : Assurer le bon déroulement des formations et examens

• Gestion et diffusion des plannings d'examens à l'ensemble des étudiants et des enseignants ;

• Collecter les sujets d'examens, les préparer et en assurer la reproduction ;

• Assurer l'organisation logistique et matérielle des examens ;

• Organiser Ies délibérations des jurys ;

• Saisir les résultats d’examens dans APOGEE, en assurer la publication.

Mission 5 : Assurer le secrétariat du département de Génie Civile

• Accueil physique et téléphonique des usagers ;

• Assurer le secrétariat courant ;

• Gestion des conventions de stage des étudiants du département ;

• Gestion des commandes et vérification des livraisons

• Gestion des stocks de matériel et consommables

Activités associées :

• Travailler en collaboration avec les services centraux concernés.

• Assurer la diffusion des informations liées aux attributions de la scolarité.

• Apporter une assistance et une expertise en matière de scolarité aux enseignants et personnels BIATSS.

• Participer à l'ensemble des activités du service, à la mise en œuvre du projet d'établissement.

• Mettre en œuvre les procédures de gestion administrative.

• Suivre l'évolution de la règlementation et constituer une documentation de référence.

• Classer et archiver les documents administratifs.

• Appliquer les règles d'hygiène et de sécurité.