Gestionnaire de site et de département

08000 Charleville-Mézières, Grand Est
CDD

A propos de Nous

5ème employeur du territoire champardennais, l’Université de Reims Champagne-Ardenne emploie environ 2500 agents permanents localisés sur 6 sites. Pluridisciplinaire, elle forme près de 27 500 étudiants chaque année dans des domaines variés (lettres, droit, sciences humaines, technologie, etc.). Multisite, son implantation en fait une université de proximité à taille humaine.

Votre mission, si vous l'acceptez

L'Université de Reims Champagne-Ardenne recrute un.e Gestionnaire de site et de département au sein de l'IUT de Charleville-Mézières.

Sous l'autorité du Chef des Services Administratifs de l'IUT et en lien étroit avec la direction du département, vous assurez des missions de gestion du site, de secrétariat administratif, ainsi que de secrétariat pédagogique au sein du département.



Gestion du site

  • Gérer les accès aux locaux (clés, système Salto)

  • Etablir les déclarations d’accidents du travail pour l’ensemble des personnels du site (enseignants et BIATSS)

  • Transmettre les devis au service financier de l’IUT

  • Suivre et coordonner l’entretien des locaux (agent d’entretien et prestataires extérieurs)

  • Organiser les réceptions, événements et manifestations du site

  • Assurer un reporting régulier auprès du Chef des Services Administratifs



Secrétariat du département

  • Assurer l’accueil physique et téléphonique du département

  • Gérer l’agenda de la direction et organiser les réunions

  • Traiter le courrier et les courriels, gérer l’affichage, classer les documents

  • Rédiger les convocations et comptes rendus de réunions

  • Participer aux réunions institutionnelles (prise de notes, rédaction de PV)



Secrétaire pédagogique

  • Contribuer à la création et au suivi des emplois du temps 

  • Suivre la situation administrative des vacataires en lien avec le service RH

  • Rédiger et transmettre les convocations pour les différentes réunions 

  • Suivre la saisie des notes et organiser les pré-jurys

  • Éditer et transmettre les bulletins et diplômes

Le profil idéal, selon nous

- Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’Université et plus particulièrement de l’IUT ;

- Connaître le fonctionnement de l’alternance et ses acteurs.

- Avoir le sens du service public, faire preuve de discrétion, respecter le devoir de réserve, le respect de la hiérarchie, savoir travailler en équipe, être disponible, gérer son stress.



Type de recrutement

Ouvert aux titulaires de la fonction publique par voie de détachement ou de mutation et à la mobilité interne.

Ouvert également aux non-titulaires dans le cadre d’un CDD d'un an à pourvoir au 1er septembre 2025, éventuellement renouvelable

Rémunération selon expérience.

Date limite de réception des candidatures : 17/09/2025

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    En postulant à une offre d’emploi de l'Université de Reims champagne-Ardenne, responsable du traitement, et conformément aux articles 38 et suivants de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, vous nous autorisez à collecter vos données personnelles et à les utiliser dans le cadre d’un processus de recrutement et de toute procédure d’embauche. Vous disposez notamment d’un droit d’accès, de suppression, de rectification et d’opposition aux informations qui vous concernent en en vous adressant à dpo@univ-reims.fr.