Agent d’accueil et de secrétariat H/F

L'URCA recrute un agent d'accueil et de secrétariat H/F pour le Service Universitaire des Activités Physiques et Sportives (SUAPS).

Le SUAPS est le « service des sports » de l’Université qui est en charge de l’organisation et de la promotion des activités physiques et sportives sur le campus ainsi que sur les antennes délocalisées de l’URCA. Au sens large, le SUAPS propose une offre de formation à destination des étudiants et du personnel de l’URCA en matière de pratiques physiques et sportives ou de bien-être. 

L'agent d'accueil et de secrétariat H / F assurera les missions suivantes :

Accueil :

• Accueillir et identifier les intervenants extérieurs (visiteurs, coursiers),

• Filtrer les appels, transmettre les communications, prendre des messages,

• Renseigner toute personne qui le souhaite sur le service,

Gestion administrative :

• Assurer de petits travaux de secrétariat, tels que le courrier (la réception et la distribution), la préparation des salles de réunion, le rangement de documents administratifs.

• Rédiger les comptes-rendus de réunion

• Enregistrer les adhésions du pack sport campus y compris l'aspect financier

• Assurer la gestion des plannings pour le Tennis (BalleJaune), pour le Pack Sport Campus + (Liberfit) et établir les emplois du temps

Gestion des installations sportives :

• Editer et coder les badges Salto

• Coordonner les aspects logistiques des installations sportives universitaires (ISU)

• Suivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble des ISU

• Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs

Mission Association Sportive URCA (ASURCA)

• Préparer les déplacements (réservation des hôtels, restauration…)

• Etablir les attestations d’absence,

• Gérer les déclarations d’accidents

• Assurer la visibilité de l’ASURCA auprès des adhérents, de l’URCA et à l’extérieur

• Assurer la communication des résultats sportifs auprès des instances et des réseaux sociaux.

• Contribuer à la réalisation du reportage des sportifs médaillés (vidéo et revues)

 Contraintes particulières de travail :

• Interruptions fréquentes des tâches de secrétariat pour assurer l’accueil des visiteurs et la prise des appels téléphoniques (poste de travail dans le hall d'accueil du service)

• Permanence d’accueil certains midis