Gestionnaire administratif et financier

L’URCA recrute un·e gestionnaire administratif et financier pour soutenir les activités de l’institut EXEBIO et de la fédération de recherche The One Bioeconomy.

Mission 1 : gestion administrative

- Suivi de budget en lien avec la Direction des Affaires financières ;

- Procéder aux demandes de devis, à la réalisation de justificatifs financiers (AFR, création de fournisseur, suivi de l’achat) ;

- Collecter, contrôler, classer et archiver les pièces d’opérations financières, comptables et administratives ; suivi des parapheurs ; archiver les données

- Gérer les missions : réservation des billets et hôtels, demande d’ordre de mission, inscription aux congrès, remboursement au missionnaire ;

- Élaborer et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative ; financière dont bilans financiers avec justification des dépenses ;

- Jouer un rôle d’interface avec les services administratifs de l’URCA ;

- Être en appui à l’organisation et au suivi des réunions (comité d’organisation des événements, réunion de travail, réunion d’animation) en utilisant les outils evento, mail, zoom.

- Gérer des aspects de logistiques (locaux, matériels, fournitures) ; en charge du suivi des tickets d’assistance (locaux, informatique, etc.)

- Proposer et mettre en œuvre des outils d’amélioration de la structuration/gestion administrative ;

- Assurer la réception, la diffusion et assurer la traçabilité du courrier ;

- Saisir et mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs).

Mission 2 : appui aux appels à projets The One Bioeconomy

- Accompagnement à la gestion administrative et financière de la mise en place de la procédure des appels à projets de la fédération en lien avec celui de l’institut EXEBIO ;

- Suivi des lauréats des projets de recherche : mise en place des courriers de notification, suivi des dépenses, retour sur les rapports d’activités, présentation des résultats de recherche ;

Mission 3 : appui à la communication et l’événementiel

- Collecter les informations de la fédération afin de pouvoir remonter des actualités à diffuser au sein de l’institut EXEBIO et des directions de communication des 3 tutelles

- Créer et mettre en page des documents (CR réunions, mise en page programme événement) ;

- Mettre à jour annuellement des listes de diffusion ou à la demande ;

- Être en appui de l’organisation d’évènements ;

- Traiter et diffuser des informations internes et externes.