Responsable de scolarité

L’URCA recrute un·e responsable de scolarité pour l’Institut EXEBIO.

Sous l’autorité de la directrice de l’institut EXEBIO, en lien étroit avec le président de l’institut, le.la responsable de scolarité aura la charge d'organiser l’activité du service de la scolarité et d’encadrer le travail du personnel administratif (1 agent) en veillant à l’application de la réglementation et en organisant la gestion administrative et pédagogique des étudiants de Licence, Master, et Master Erasmus Mundus, le plus souvent internationaux, et des étudiants inscrits dans les formations courtes (Winter et Summer Schools) portées par l’Institut EXEBIO.

Cette mission se décline en plusieurs activités, réalisées en français et en anglais :

Mission 1 : Pilotage et encadrement du service

Organiser et planifier l’activité annuelle (rentrée, examens, jurys, diplomation) ; structurer le plan de charge et les échéanciers ;

Encadrer, animer et accompagner la montée en compétences des gestionnaires ;

Formaliser et diffuser les procédures

Mission 2 : Gestion du parcours étudiant et dossiers complexes

Garantir un accueil de qualité et une information fiable

Veiller à la conformité des actes de scolarité et au respect des textes

Mission 3 : Examens, jurys et diplomation (conformité pédagogique)

Établir et publier les calendriers d’épreuves (toutes sessions) ; organiser la logistique des examens et l’accessibilité des aménagements.

Organiser les jurys (convocations, secrétariats) ; sécuriser la chaîne des notes, procès-verbaux et décisions.

Suivre la diplomation (attestations de réussite, contrôle qualité des données diplôme) et gérer les situations litigieuses avec la direction et les services centraux.

Mission 4 : Offre de formation, maquettes et emplois du temps

Modéliser l’offre dans le SI scolarité (Apogée : structures d’enseignement, MCC, règles de calcul) ; mises à jour lors des évolutions et campagnes d’accréditation.

Contribuer aux dossiers d’évaluation/accréditation et aux documents de référence

Coordonner la construction des emplois du temps et la réservation de salles (CELCAT) en lien avec les équipes pédagogiques.

Mission 5 : SI scolarité, qualité des données et coordination transversale

Mission 6 : Appui aux gestionnaires de scolarité dans la gestion administrative

Assurer la continuité des activités administratives de scolarité en cas d’absence ou de surcharge d’un ou des gestionnaires ;

Prendre en charge au besoin le suivi administratif des étudiant·es du périmètre concerné.